Обмен между УНФ и Бухгалтерией 3.0 идёт по формату EnterpriseData, правила конвертации встроены в конфигурации. Настройка занимает полчаса, а разбор последствий неаккуратной настройки — недели. Основные решения принимаются до первой выгрузки.
Что решить заранее
Кто ведущая база. УНФ обычно ведёт оперативный контур: заказы, отгрузки, оплаты. Бухгалтерия принимает документы и делает регламентированный учёт. Двусторонняя правка одних и тех же объектов в обеих базах — источник бесконечных конфликтов.
Префиксы информационных баз. Обязательно разные, задаются до начала обмена: например УНФ и БУХ. Одинаковые префиксы приводят к пересечению номеров документов и конфликтам при сопоставлении. Менять префикс после того, как обмен пошёл, — отдельное приключение.
Состав данных. Не гоните в бухгалтерию всё подряд. Определите список: организации, контрагенты, договоры, номенклатура, документы продаж и закупок, банк и касса. Производственные и складские тонкости УНФ бухгалтерии чаще не нужны.
Дата начала обмена. Обычно начало квартала или года. Переносить всю историю не надо: старые документы уже отражены в бухгалтерии.
Порядок настройки
- В обеих базах: «Синхронизация данных» включена, префикс задан, у пользователя обмена есть права.
- В одной из баз создать настройку синхронизации с нужной конфигурацией-парой.
- Выбрать способ соединения: локальный или сетевой каталог, FTP, либо прямое подключение к другой базе. Каталог — самый предсказуемый вариант для двух баз в одной сети.
- Настроить правила отправки и получения: с какой даты, по каким организациям, какие документы.
- Выполнить сопоставление объектов. Это ключевой шаг: система показывает, какие элементы справочников считает одинаковыми. Проверять вручную, особенно контрагентов и номенклатуру.
- Первая синхронизация — вручную и не в конце рабочего дня. Затем расписание, обычно ночное.
Перед первой синхронизацией сделайте резервные копии обеих баз. Это единственный способ откатить неудачное сопоставление: «размапить» объекты после обмена гораздо тяжелее, чем восстановить копию.
Дубли контрагентов и номенклатуры
Самая частая жалоба после первого обмена. Причина обычно одна: на шаге сопоставления объекты не совпали по реквизитам, и приёмник создал новые.
Что делать:
- до обмена — привести справочники к единому виду: заполненные ИНН и КПП у контрагентов, одинаковые наименования, убранные лишние пробелы и двойные названия;
- на шаге сопоставления — просмотреть список несопоставленных и сопоставить руками;
- после обмена — обработка «Поиск и удаление дублей». Объединять только те элементы, которые уже участвуют в документах, аккуратно и по одному, с копией базы под рукой.
Типовые ошибки обмена
| Сообщение | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Объект не найден по идентификатору | Объект удалён в базе-приёмнике или не был сопоставлен | Повторное сопоставление, отправка полного набора данных |
| Не заполнены обязательные реквизиты | В приёмнике реквизит обязателен, в источнике пуст | Заполнить в источнике или настроить значение по умолчанию |
| Версия формата не поддерживается | Разные версии EnterpriseData | Обновить обе конфигурации до совместимых релизов |
| Обмен завершился с предупреждениями | Часть документов не принята | Разобрать список в «Результатах синхронизации», не игнорировать |
| Файл обмена не найден | Нет прав на каталог или он недоступен | Проверить путь и права учётной записи, под которой работает задание |
Мониторинг, без которого обмен разваливается
Обмен ломается не громко: он просто перестаёт ходить, а замечают это через месяц при сверке. Минимальный набор:
- смотреть «Результаты синхронизации» после каждой ночной выгрузки хотя бы первые две недели;
- назначить ответственного за разбор предупреждений — это не «само рассосётся»;
- раз в месяц сверять контрольные цифры: сумма отгрузок и поступлений за период в обеих базах;
- при обновлении любой из конфигураций — проверять обмен сразу после обновления, а не ждать ночи.
Когда обмен не нужен
Если бухгалтерию ведёт аутсорсер и документов немного, выгрузка отчётов и ручное отражение операций обходятся дешевле, чем поддержка обмена. Синхронизация оправдана, когда документы идут потоком и повторный ввод стоит дороже настройки и сопровождения.