Свёртка информационной базы в 1С:Бухгалтерии 3.0: когда нужна и как не потерять данные

Свёртка — это не «очистка мусора». Это удаление документов и движений за прошлые периоды с вводом остатков на дату свёртки. После неё в базе физически не остаётся первичных документов до этой даты, а остатки по счетам вводятся одним документом «Ввод остатков» на каждую организацию. Отменить операцию нельзя — только восстановиться из копии.

Сначала убедитесь, что нужна именно свёртка

В девяти случаях из десяти база тормозит не из-за объёма данных за 2019 год. Проверьте по порядку:

1. Размер файловой базы. Больше 4–5 ГБ — файловый вариант работает на пределе. Часто правильный ответ не свёртка, а переход на клиент-серверный вариант с PostgreSQL, а не удаление истории.
2. Помеченные на удаление объекты. «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов». Иногда там годами лежат десятки тысяч документов.
3. Журнал регистрации. Файл 1Cv8.lgd спокойно вырастает до нескольких гигабайт. Настраивается в «Администрирование → Настройки работы с журналом регистрации», старые записи можно сократить.
4. Присоединённые файлы. Сканы и вложения хранятся в базе, если не вынесены в тома на диске. Это самый быстрый способ уменьшить базу без потери данных.
5. Итоги и агрегаты. Пересчёт итогов и реиндексация дают ощутимый эффект без всякой свёртки.

Если после всего этого база всё ещё огромна, а история за 2018–2021 годы реально не нужна — тогда свёртка.

Помните про сроки хранения. Первичные документы бухгалтерского учёта хранятся не менее пяти лет, налоговые данные — по своим правилам. Свёртка удаляет документы из базы, а не отменяет обязанность их предъявить. Практический ориентир: сворачивать только периоды, по которым прошли проверки и истекли сроки, и сохранить архивную копию базы «как было» навсегда, а не на месяц.

Что сделать до свёртки

• Сдана и принята отчётность за сворачиваемый период. После свёртки регламентированные отчёты за эти периоды автоматически не заполнятся.
• Закрыты все месяцы периода, нет ошибок закрытия месяца.
• Выполнено «Тестирование и исправление» — сворачивать битую базу означает зафиксировать ошибки в остатках.
• Все пользователи вышли, обмены и синхронизации отключены.
• Сделаны две копии: рабочая (для отката) и архивная (для истории). Архивную положите отдельно и не трогайте.
• Сняты контрольные отчёты на дату свёртки — они понадобятся для сверки:

Сохраните их в файлы, а не «посмотрите глазами».

Порядок свёртки

Свёртка в Бухгалтерии 3.0 запускается из раздела «Администрирование → Сервис → Свёртка информационной базы». Помощник ведёт по шагам:

1. Организации и дата. Дата свёртки — всегда начало периода (как правило, 1 января). Организации можно свернуть выборочно.
2. Формирование остатков. Помощник создаёт документы «Ввод остатков» на дату, предшествующую дате свёртки. На этом шаге ничего ещё не удалено — остановиться можно безболезненно.
3. Проверка остатков. Обязательный шаг: сравните ОСВ по документам ввода остатков с контрольной ОСВ. Расхождения разбирайте здесь, а не после удаления.
4. Удаление старых документов. Документы до даты свёртки помечаются на удаление.
5. Удаление помеченных объектов. Отдельная обработка, физически удаляет объекты с контролем ссылочной целостности. Занимает больше всего времени.

После свёртки размер файла базы сразу не уменьшится: место освободится внутри файла, но не вернётся операционной системе. Чтобы база физически «похудела», выполните выгрузку в .dt и загрузку в новую пустую базу либо реструктуризацию через тестирование и исправление.

Проверка после свёртки

Сверяйте по тем же контрольным отчётам:

• ОСВ на дату свёртки совпадает с сохранённой копией по каждому счёту, включая забалансовые;
• обороты и остатки по контрагентам и договорам не «схлопнулись» в один общий остаток;
• по складским счетам сохранилось количество, а не только сумма;
• закрытие первого месяца после даты свёртки проходит без ошибок;
• проведён контрольный документ реализации и поступления — себестоимость считается.

Если что-то не сошлось — восстанавливайте копию. Чинить остатки правкой документов «Ввод остатков» можно, но это работа на дни, а откат занимает полчаса.

Когда сворачивать нельзя

• Не закрыт период, не сдана отчётность, идёт налоговая проверка.
• В базе ведётся партионный учёт и нужна себестоимость по партиям за прошлые годы.
• Нужны акты сверки за сворачиваемый период — после свёртки их не построить.
• База клиент-серверная и тормозит из-за настроек СУБД: свёртка тут лечит симптом, а не причину.
• Вы не можете позволить себе остановку работы на несколько часов — а меньше на большой базе не выйдет.

Короткий план

1. Копия рабочая, копия архивная, контрольные отчёты в файлы.
2. Тестирование и исправление, удаление помеченных, чистка журнала регистрации.
3. Свёртка помощником, остановка на шаге проверки остатков.
4. Сверка ОСВ до и после, только потом удаление.
5. Выгрузка и загрузка .dt, чтобы уменьшить файл.
6. Контрольное закрытие месяца и проведение документов.