Декларация 6-НДФЛ — относительно новый отчет для налоговых агентов, и его заполнение вызывает множество вопросов. Далеко не все из них рассмотрены и отражены в тех рекомендациях и пояснениях, которые даются налоговой службой в официальных письмах ФНС РФ.
Что такое 6-НДФЛ?
6-НДФЛ — отчетная форма на подоходный налог физических лиц, заполнять которую требуется один раз в квартал. В ней составители должны отображать все сведения о доходах своих служащих, а также начисленных и удержанных сумм НДФЛ на отчетный период.
Декларация состоит из следующих подразделов:
- Титульного листа (страница 001).
- Раздела 1, который носит название «Обобщенные показатели».
- Раздела 2 — «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».
ВАЖНО! В соответствии с НК РФ расчет показателей при заполнении декларации 6-НДФЛ должен производиться нарастающим итогом по каждому кварталу.
Отчет необходимо предоставлять в отделение налоговой службы по месту регистрации индивидуального предпринимателя или юр. адресу ООО. Если часть работников занята в деятельности ЕНВД или патенте, отчет потребуется предоставить по адресу работы.
ВАЖНО! Нулевой формы 6-НДФЛ не существует. Если в отчетном периоде у налогового агента не было выплат физическим лицам, сдавать отчет не требуется.
Как заполнить 6-НДФЛ правильно
Приступим к инструкции по правильному заполнению 6-НДФЛ. Ниже разберем несколько примеров.
Важно! В статье бланк 6-НДФЛ заполнен на примере 1 квартала 2019 года.
Заполняем титульник
- Указываем ИНН и КПП юрлица (у ИП только ИНН);
- Проставляем номер корректировки (для первичного отчета ставим «000», если сдаем уже корректировочный отчет – то «001» и т.д.);
- Ставим код периода, за который составлен отчет (есть в Приложениях к приказу об утверждении бланка) и год: если мы сдаем отчет за 1 квартал, то код периода у нас будет «21», ну а год «2019»;
- Далее ставим код налогового органа (куда сдаем отчет) и код места представления (таблица с ними тоже есть в Приложениях к Приказу): когда отчет сдается по месту учета юрлица — ставим «212», если по месту жительства ИП – «120»;
- Указываем наименование юрлица или ФИО ИП;
- Ставим код ОКТМО;
- Указываем контактный телефон, проставляем количество страниц отчета и количество листов приложений к нему, если они есть;
- В тех строчках, которые не заполняются, ввиду отсутствия данных, обязательно проставляются прочерки.
Нижние части титульника заполняются стандартно: левая часть – для лица, представляющего отчет в налоговый орган, правая часть – для работника налоговой.
Образец заполненного титульника отчета 6-НДФЛ
Важно! Если у вас не один код ОКТМО, то нужно будет заполнить несколько отчетов 6-НДФЛ: на каждый код – отдельный отчет.
Когда такое может быть?
- Когда зарплату работникам выплачивает головная организация и обособленное подразделение, находящееся на другой территории – в этом случае, заполняются два отдельных отчета, каждый сдается в свою налоговую согласно проставленному коду ОКТМО;
- Когда у ИП часть деятельности переведена на ЕНВД или патент, соответственно, он стоит на учете как плательщик этих налогов в другой налоговой – здесь ИП должен проставить ОКТМО в соответствии с местом ведения деятельности, переведенной на эти спецрежимы.
На этом, в принципе все, титульник заполнен. В его заполнении, как вы видите, ничего сложного нет. Теперь переходим к разделам. И тут мы сразу разделим все следующие действия на два примера: когда вы выплачиваете работникам зарплату до конца месяца и когда вы ее выплачиваете им уже в следующем месяце.
Что это означает?
Поясню сразу на примере. Зарплата должна выплачиваться работнику минимум 2 раза в месяц: обычно сначала платят аванс, а потом остальную зарплату.
Как это происходит в реальности?
Аванс за текущий месяц чаще выплачивается 15-25 числа этого месяца, то есть, например, аванс за октябрь работник получает 16 октября. А зарплату за октябрь работник может получить как в октябре, например, 31 октября – в последний день месяца, а может уже в ноябре – обычно так и происходит, работодатели выплачивают зарплату за прошедший период до 5-10 числа уже следующего месяца. Даты могут различаться, они устанавливаются работодателем в Положении об оплате труда. Соответственно, мы имеем две ситуации:
- Когда зарплата работникам за текущий месяц выплачивается в этом же месяце;
- Когда зарплата работникам за текущий месяц выплачивается в следующем месяце.
Различать эти ситуации важно именно на стыке периодов. Например, сейчас нужно будет сдать отчет по итогам 1 квартала. Соответственно, для каждой из обозначенных выше ситуаций его показатели будут отличаться.
Заполняем разделы 1 и 2: Если зарплату платим в этом же месяце
Покажем примерный расчет на примере: в компании ООО «Первый» с начала 2018 года работает 5 человек, численность сотрудников не менялась. Допустим, каждому работнику установлена зарплата в 26 250 рублей, соответственно, сумма начисленного дохода, а в нашем случае при заполнении Декларации за 1 квартал 2019 года, мы будет в отчете отображать начисленный доход за период декабрь 2018 – февраль 2019, составил 26 250 *5 = 131 250 руб. (это декабрь 2018г.) и 26 250 *5 * 2 мес. = 262 500 ( январь-февраль 2019г.), будет равна 393 750 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись.
Работникам в январе-феврале 2019 года были предоставлены налоговые вычеты на детей в общей сумме 28 тыс. руб. За декабрь 2018 года стандартные вычеты не предоставлялись, так как совокупный доход каждого работника превысил 350 тыс. рублей. Получается, что исчисленный НДФЛ за декабрь 2018 составил 131 250 *13% = 17 063 рубля, а за январь-февраль 2019 года — (262 500– 28 000) * 13% = 30 486 рублей.
Как это нужно проставить в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:
- Стр. 010 – 13% (если есть начислялись доходы, облагаемые НДФЛ по другим ставкам, то в отчете нужно будет заполнить несколько Разделов 1 – каждая ставка проставляется на отдельном листе со сквозной нумерацией);
- Стр. 020 – ставим 393 750 рублей, т.е. всю сумму дохода работников за декабрь-февраль 2019 г.;
- Стр. 030 – ставим 28 000 рублей, т.е. суммы вычетов, предоставленных работникам;
- Стр. 040 – ставим 47 549 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
- Если при заполнении строк 025; 045; 050; 080; 090 нет данных, так как не начислялись дивиденды, как в нашем случае, то в них проставляются не прочерки, а 0 (см. п. 1.8 Порядка по заполнению формы, утв. Приказом ФНС России №ММВ-7-11-450 от 14.05.2015г.)
Теперь переходим к итоговой части Раздела 1. Здесь нужно проставить:
- Стр. 060 – 5 человек, так как в компании 5 работников;
- Стр. 070 – 47 549 рублей, т.е. сумму удержанного налога.
Строки 060 – 090 включают в себя общие суммы для всех последующих разделов. Поэтому, если при заполнении у вас несколько листов, то эти данные проставляются только на первом из них. На остальных листах в строках 060-090 ставятся прочерки.
Важно! Если вы выплачиваете зарплату за текущий месяц в течение этого же месяца, то в идеале у вас будет выполняться равенство: стр. 040 = стр. 070. То есть, сколько налога НДФЛ с доходов работников вы исчислили, столько и удержали. Если часть суммы НДФЛ не удержана по каким-либо причинам, она показывается в строке 080. В этом случае, равенство будет таким: стр. 040 = стр. 070 + стр. 080.
В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Обратите внимание, что при выплате зарплаты следует учитывать следующие даты:
- Датой получения дохода (для целей расчета НДФЛ) считается последнее число месяца, за который эта зарплата начисляется, к примеру, 31.01.
- Датой удержания НДФЛ считается дата фактической выплаты денег, а это в нашем примере – 5 февраля.
- Датой уплаты НДФЛ в бюджет считается день, идущий после дня выплаты денег. В нашем примере это будет 6 февраля.
Теперь заполняем каждый блок Раздела 2. В последующие налоговые периоды данные проставляются нарастающим итогом.
- Стр. 100 – 12.2018;
- Стр. 130 – 131 250 рублей (зарплата работников за месяц);
- Стр. 110 – 01.2019; (дата выплаты смещена по причине новогодних праздников)
- Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц);
- Стр. 120 – 01.2019.
В итоге, после того, как вы заполните Раздел 2, у вас сумма строк 130 по всем месяцам должна быть равна строке 020, а сумма строк 140 по всем месяцам – строке 070.
Образец заполнения второй страницы 6-НДФЛ с разделами 1 и 2
Заполняем 1 и 2 разделы: Если зарплату платим в следующем месяце
Пример по идее остается тот же: 5 работников, зарплата каждого 26 250 рублей, итоговый доход за 9 месяцев 1 181 250 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись. Зарплата за текущий месяц выдается 10 числа следующего месяца, то есть зарплату за сентябрь работники получат 10 октября.
Налоговые вычеты, предоставленные работникам за период с начала года, составили все те же 36 тыс. руб. Сумма исчисленного НДФЛ составляет: (1 181 250 – 36 000) * 13% = 148 881 рублей, в том числе 17 063 рублей – НДФЛ с зарплаты за сентябрь.
Что ставим в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:
- Стр. 010 – 13% (если были доходы, облагаемые по другим ставкам, то заполняем разделе несколько раз);
- Стр. 020 – ставим те же 1 181 250 рублей общего дохода;
- Стр. 030 – ставим те же 36 000 рублей вычетов;
- Стр. 040 – ставим 148 881 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
- Остальные строки прочерки, так как доходы в виде дивидендов не начислялись.
Теперь переходим к итоговой части Раздела 1. Здесь нужно проставить:
- Стр. 060 – 5 человек, так как в компании 5 работников;
- Стр 070 – 131 818 рублей (148 881 руб. – 17 063 руб.), т.е. НДФЛ здесь проставляется без учета налога с зарплаты за сентябрь: мы его не удержали, так как зарплату еще не выплатили.
Важно! В этом случае стр. 070 будет меньше стр. 040, так как с зарплаты за сентябрь налог еще не удержан. Ставить оставшуюся сумму (17 063 руб.) в строку 080 тоже не надо. Отчет составляется по состоянию на последний день периода, а так как зарплата по состоянию на этот день не выплачена, то и обязанности удержать налог не возникает.
Заполненный Раздел 1 для этой ситуации будет выглядеть вот так:
В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Даты здесь будут считаться по-другому.
- Датой получения дохода для целей расчета НДФЛ будет так же считаться последнее число рабочего месяца. В сентябре это 30 число.
- Датой удержания НДФЛ считается дата фактической выплаты денег. Чтобы 10 октября работники получили зарплату, ее надо перечислить в банк на день раньше. Получается, что датой удержания НДФЛ 9 октября.
- Датой уплаты НДФЛ в бюджет считается дата, следующая за днем выплаты денег. В нашем примере это будет 10 октября.
Далее заполняем каждый блок Раздела 2 с начала года, то есть расписываем суммы по каждому месяцу. Но данные по зарплате за сентябрь мы здесь не покажем, они попадут уже в отчет за год, так как выплачена зарплата будет только в октябре. В отчете за год данные за сентябрь нужно будет заполнить так:
Стр. 100 – 09.2017;
Стр. 130 – 131 250 рублей (зарплата работников за месяц);
Стр. 110 – 10.2017;
Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц с учетом полученных работниками стандартных вычетов);
Стр. 120 – 10.2017.
Теперь вы знаете, как заполнить 6-НДФЛ. Если есть вопросы, задавайте в комментариях!
Изменения в законодательстве по срокам сдачи 6-НДФЛ в 2020 году
Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ внесены глобальные изменения в сроки сдачи 6-НДФЛ. А именно, теперь годовую форму бухгалтеры будут сдавать на месяц раньше — не 1 апреля, а 1 марта.
Изменения вступили в силу с 1 января 2020 года. Поэтому 6-НДФЛ за 2019 год бухгалтеры должны сдать по новым срокам. Смотрите их в таблице.
Крайние сроки сдачи 6-НДФЛ в 2020 году
В соответствии с требованиями НК РФ налоговый агент должен представить в налоговую инспекцию расчет не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом.
Из положений ст. 6.1 НК РФ следует, что если последний день сдачи отчетности приходится на нерабочий или праздничный день, то он переносится на ближайший рабочий день.
Сроки сдачи прописаны в статье 230 НК РФ.
| Отчетный период | Крайний срок сдачи 6-НДФЛ |
| 2019 год | 2 марта 2020 года |
| 1 квартал 2020 года | 30 апреля 2020 года |
| 2 квартал 2020 года | 31 июля 2020 года |
| 3 квартал 2020 года | 2 ноября 2020 года |
| 2020 год | 1 марта 2021 года |
