1С: Документооборот – это система, которая упростит жизнь ваших документов.
В каждой второй организации сотрудники ежедневно тратят много времени на то, чтобы найти нужную информацию. Документы теряются, дублируются, возвращаются из-за ошибок. Стандартная ситуация, когда согласование бумаг происходит по электронной почте, а промежуточные версии хранятся у согласующих и инициаторов на рабочих столах. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости данных.
Зачем нужен «1С:Документооборот 8»
Каждый день в организации выпускаются приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, премировании и множество других. Данные бумаги необходимо печатать, подписывать и потом хранить в архиве. Решение «1С:Документооборот 8» позволит автоматизировать эту сторону жизни компании, и, максимально избавившись от бумаги, перевести взаимодействие на новый – электронный – уровень.
«1С:Документооборот 8» может быть интегрирован с другими программными продуктами «1С»: «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление производственным предприятием 8». Это значит, что есть возможность организовать внутренние процессы таким образом, чтобы сформированный внутренний документ, скажем, требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в программу «1С:Документооборот 8», в которой кладовщик подпишет его с помощью электронной подписи и избавит организацию от потребности хранить бумажную версию документа.
Ключевые функции Документооборота 1С
Если вы хотите сделать свой бизнес по-настоящему прибыльным и оптимизировать все действия с документами, то вам стоит ознакомиться с указанными особенностями.
Среди основных функций электронной системы можно выделить несколько:
- мгновенный доступ к необходимым данным;
- работа с договорами;
- корпоративная почта;
- электронное согласование;
- ведение проектов;
- контроль над исполнением проектов;
- учет и планирование рабочего времени;
- интеграция с облачным хранилищем;
- инструменты для совместной работы;
- интеграция со всеми решениями.
Прежде всего, програма была создана для облегчения рутинной работы сотрудников разных организаций. В электронном формате стало намного легче согласовывать и подписывать важные срочные документы. Кроме этого, в программе вы найдете стандартные формы, которые помогут создать нужный документ в считаные минуты.
Не менее важно всегда иметь доступ к нужным файлам. Электронная система имеет виртуальный архив всех документов, из которого можно выгрузить нужные данные в любое время. Доступ к программе возможен с планшетов, ПК и мобильных устройств, что значительно облегчает работу. Такая возможность позволяет выполнять задания без привязки к стационарному месту работу.
Существует четыре варианта поставки конфигурации
- 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
- 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
- 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
- 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
Программа не имеет отраслевой принадлежности. Всё легко настраивается, адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).
Функциональные возможности
Учет корреспонденции, входящей и исходящей
В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.
Внутренний документооборот
Служебные записки, ОРД, приказы, проектные бумаги, технические бумаги. Хранение внутренних бумаг организовано в журнале. Есть возможность просматривать все бумаги сплошным списком.
На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).
Поиск информации, штрихкодирование
Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:
- Поиск по реквизитам;
- Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
- Полнотекстовый поиск;
- Поиск бумажных документов по штрих-кодам.
1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.
Электронные подписи
В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.
Договорные документы и все, что с ними связано
- Согласование договоров;
- Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
- Контроль жизненного цикла договора;
- Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.
Работа с файлами
Файлы ежедневно создаются, редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к бумагам.
Встроенная почта
Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.
Бизнес-процессы и задачи
Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации бумаг. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ, в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:
- Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
- Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
- Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
- Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
- Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
- Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить бумаги.
На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.
Управление проектами
Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
